instrukcja archiwalna rozdział 1 – ZAPYTAJ PRAWNIKA

Instrukcja archiwalna – spis treści.

admin — Sun, 29 Nov 1998 22:56:13 +0000

Rozdział 1. Przepisy ogólne (1-3).
Rozdział 2. Organizacja i zadania archiwum zakładowego (4-5).
Rozdział 3. Lokal archiwum zakładowego (6-9).
Rozdział 4. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (10-16).
Rozdział 5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (art. 17-23).
Rozdział 6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym (art. 24-27).
Rozdział 7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (28-34).
Rozdział 8. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (35-38).
Rozdział 9. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (39-42).
Rozdział 10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (43-45).
Rozdział 11. Sprawozdawczość archiwum zakładowego (46).

§ 1.

admin — Sun, 29 Nov 1998 22:54:29 +0000

Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej

§ 2.

admin — Sun, 29 Nov 1998 22:48:15 +0000

1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§ 3.

admin — Sun, 29 Nov 1998 22:42:08 +0000

1. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby podmiot stale dysponował co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla podmiotu została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą.